Estrutura Analítica do Projeto (EAP), também
conhecida como Work Breakdown Structure (WBS) em inglês, desempenha um papel
fundamental na gestão de projetos ao desmembrar uma iniciativa complexa em
partes gerenciáveis e controláveis. A EAP é organizada em uma hierarquia de
árvore, indo do mais geral ao mais específico, e é orientada para as entregas
necessárias para concluir um projeto.
Os Propósitos Cruciais da EAP
A EAP atende a dois propósitos
principais que são fundamentais para o sucesso do projeto:
1. Auxílio no Planejamento: A EAP desempenha um papel
crucial no processo de planejamento, fornecendo uma visão detalhada e
estruturada do escopo do trabalho. Ela contribui para um nível mais profundo de
entendimento do projeto, destacando as partes essenciais que precisam ser
abordadas.
2. Gestão Eficaz do Projeto: Além do planejamento, a EAP é
uma ferramenta essencial para a gestão contínua do projeto. Ela cria uma
estrutura que facilita a medição do progresso, o cumprimento dos marcos e o
controle das entregas planejadas.
Evolução da EAP e Padrões do PMI
Os padrões do Project Management
Institute (PMI), como o Guia PMBOK ou o Standard for WBS, enfatizam a
importância da flexibilidade na aplicação da EAP. Os gerentes de projeto têm a
liberdade de escolher como estruturar a EAP em colaboração com suas equipes.
Isso pode envolver uma orientação mais voltada para produtos ou um foco mais
forte no ciclo de vida do projeto, dependendo das necessidades específicas do
projeto.
Ao trabalhar em projetos semelhantes repetidamente,
há uma oportunidade para evoluir a EAP e transformá-la em um modelo padrão.
Isso acelera a criação de novos projetos, pois os gerentes de projeto já têm
uma Estrutura Analítica do Projeto, cronograma, estimativas de recursos e
durações padronizados. Algumas etapas podem ser economizadas, com apenas
pequenos ajustes e revisões necessários para adaptar o modelo a cada projeto.
É importante ressaltar que antes de criar a EAP, é
essencial realizar um trabalho minucioso de identificação de requisitos.
Compreender as características do que será entregue é crucial. A EAP deve ser
construída com base em uma sólida compreensão dos requisitos, sem confundi-la
com a definição dos requisitos do produto.
Detalhamento da EAP e Técnica 8 a 40
O detalhamento da EAP é uma etapa
crítica no processo de gestão de projetos. Alguns profissionais de
gerenciamento de projetos aplicam uma técnica chamada "8 a 40", que
estabelece limites de tempo mínimo e máximo para cada tarefa. Por exemplo,
criar tarefas que tenham no mínimo 8 horas ajuda a tornar os pacotes de trabalho
mais gerenciáveis e facilita o controle dos entregáveis. O mesmo se aplica ao
limite máximo de 40 horas, evitando tarefas excessivamente longas e complexas.
Aqui está um exemplo de uma EAP que descreve um
projeto de desenvolvimento de um site. Observe como o projeto é dividido em
etapas e como cada uma delas possui uma lista de tarefas detalhadas.
Dicionário da EAP
O dicionário da EAP é um
documento gerado como parte do processo de Estrutura Analítica do Projeto. Esse
documento fornece descrições detalhadas dos componentes da EAP, incluindo
pacotes de trabalho e contas de controle. O dicionário da EAP é uma ferramenta
valiosa para uma compreensão mais profunda das atividades incluídas na EAP.
Dicas para Trabalhar com a EAP e Seu Dicionário
·
Utilize
software especializado, como o WBS Chart Pro, para criar a EAP de forma
eficiente.
·
Divida o
projeto em etapas de trabalho lógicas para facilitar o gerenciamento.
·
Lembre-se
de que o dicionário da EAP é um subdocumento importante que fornece informações
detalhadas sobre cada componente da EAP.
·
Mantenha
o dicionário da EAP sempre atualizado à medida que o projeto avança.
Em resumo, a Estrutura Analítica
do Projeto desempenha um papel vital no planejamento e na gestão de projetos.
Ela ajuda a garantir que todas as tarefas essenciais sejam consideradas e
facilita o acompanhamento do progresso. No planejamento, uma EAP bem construída
aumenta a precisão das estimativas de cronograma e custo, enquanto, durante o
monitoramento, proporciona uma visão clara do desempenho e dos compromissos do
projeto. Portanto, dominar a arte da EAP é essencial para o sucesso na gestão
de projeto
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